- marzo 7, 2023
¿Cómo hacer un contrato digital?
En este artículo te vamos a contar cómo hacer un contrato digital, y cómo firmarlo a distancia. Con la reinvención digital que los negocios están cruzando, muchos procesos encontraron su versión 100% online. Los consumidores poco a poco prefieren adquirir productos y servicios de forma remota. Muchos procesos se solucionaron implementando formas de pago en línea y sistemas de envío. Sin embargo, algo tan importante como firmar un contrato supuso un reto. Hay servicios que requieren un contrato por escrito, ya que involucran asuntos de mayor importancia. La necesidad de transformación digital ahora ofrece la posibilidad de crear contratos digitales y firmarlos a través de internet.
¿Qué debe incluir un contrato digital?
- Tu contrato debe contener toda la información, fechas, términos, condiciones, descripción de servicios, etcétera.
- Un botón que active el panel para firmar digitalmente en otro dispositivo.
- Una estampa de tiempo para proteger la integridad del contrato firmado.
- Certificado digital de Firma.
- Parámetros para automatizar su creación con nombres de cada cliente.
- Formato PDF para impedir su modificación, en incluir varios tipos de contenido.
Un contrato digital no dista mucho de un contrato físico en cuanto a contenido. Debe contener toda la información necesaria para que ambas partes estén de acuerdo. De esta manera, el contrato digital tiene una ventaja sobre los contratos físicos, al ser igual de válido y descriptivo, pero permitiendo cerrar tratos a distancia.
¿Por qué usar PDF para el contrato digital?
Para hacer un contrato digital, tu mejor aliado es el formato PDF. Significa “Portable Document Format”. Esto significa que es un documento que puedes llevar de dispositivo en dispositivo y conserva su integridad. Los documentos PDF pueden ser modificables o no, todo depende de cómo sea creado. Mientras que un PDF no sea modificable, su información permanecerá siempre igual.
El PDF es recomendable, ya que puede visualizarse en cualquier sistema operativo o dispositivo, facilitando su envío y recepción. Esta ventaja te permite enviar tus contratos a cualquier cliente, sin condicionarlo a contar con cierto dispositivo, o cierto sistema operativo.
Su versatilidad de visualización permite conservar su contenido. Es decir, cualquier imagen, video, botón o texto que contenga, se verá exactamente igual, sin importar el hardware ni software. Así puedes estar seguro de que tus contratos y su información, permanecerá tal y como la creaste para todos tus clientes.
Pasos para hacer un contrato digital
1 Crea tu plantilla
Lo primero es crear tu plantilla. La plantilla se crea de la misma forma que cualquier contrato para imprimir. Redacta el contenido, agrega imágenes, logos, incluso puedes usar plantillas membretadas. Recuerda, siempre en formato PDF.
2 Inserta la información del contrato
Una vez que tienes una plantilla, es momento de colocar la información de tus clientes, a través de parámetros de entrada. Sin embargo, la idea es automatizar y agilizar estos procesos. Existen herramientas, como Kosmos, que te permiten arrastrar y soltar un dato, por ejemplo, nombre y apellido, el cual se completará automáticamente con los datos del cliente. De esta automatizas la generación de contrato, y permites ofreces experiencias 100% digitales a tus usuarios.
3 Coloca tu Firma Digital
Para saber cómo hacer un contrato digital correctamente, necesitas una firma digital.
Coloca una firma digital en el sitio correcto. Coloca una firma digital para cada firmante. De esta manera, un contrato que necesita diferentes firmas puede ser firmado por todos los participantes. Pueden ser representantes, aval o testigos. Asigna un nombre para cada firma, así podrán distinguirse entre sí.
Aquí mismo puedes agregar las estampas de tiempo para cada firma.
4 Agrega funciones de seguridad
Ahora viene la seguridad. La NOM 151 se encarga de regular la conservación de documentos electrónicos. Por lo tanto, esta función NO es opcional.
Como medidas opcionales existe la Geolocalización, que registra las coordenadas donde se firma el contrato.
También puedes capturar un video mientras se realiza la firma. Claro, con el consentimiento de los firmantes.
5 Configura los datos de los firmantes en tu plantilla
El siguiente paso es configurar la generación automática del contrato. Selecciona de dónde vas a tomar la información para completar automáticamente el contrato.
Por ejemplo, si colocaste nombre y apellidos de tu cliente, aquí selecciona de dónde vas a tomar sus nombres y apellidos para completar la plantilla con la información. De esta forma, ya no tendrás que crear contratos de forma manual para cada cliente.
6 Envía el contrato a tus clientes
El último paso es mandar el contrato a tus clientes. El contrato genera automáticamente el botón para firmar. El cliente sólo tiene que hacer clic para abrir el panel, y firmar desde cualquier dispositivo.
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